Las herramientas de inteligencia artificial (IA) para automatización de procesos están revolucionando la productividad profesional en áreas como ingeniería, finanzas, marketing y recursos humanos, permitiendo liberar talento de tareas repetitivas y habilitando flujos de trabajo más ágiles y eficientes.
Tanto si en vuestra profesión o empresa no utilizáis la automatización o todo lo contrario y ya la conocéis, a continuación, os explicaremos las ventajas de la automatización, pero con Inteligencia Artificial (IA) y 4 de las mejores herramientas de IA para automatización de flujos de trabajo. Pero antes de entrar en detalle, es útil repasar brevemente la historia de la automatización de workflows y cómo hemos llegado hasta aquí.
Una pequeña historia de la automatización
La automatización empresarial comenzó en los años 70 con los los ERP (Enterprise Resource Planning) o software empresarial (SAP, Oracle, Microsoft), que todos los que trabajéis en una empresa grande conoceréis. Estas primeras soluciones surgieron por la necesidad de las empresas fabricantes de gestionar inventarios y planificar la producción de manera más eficiente. Pero fue con la llegada de los años 80 donde la automatización se expandió más allá de la fabricación hacia procesos administrativos y de back-office. Los workflows o flujos de trabajo comenzaron a digitalizarse, pero seguían siendo rígidos y difíciles de modificar. Fue el momento en el que las empresas empezaron a digitalizar los procesos A finales de los 90 y principios del 2000, el auge de los sistemas BPM (Business Process Management) permitió digitalizar y automatizar procesos empresariales cada vez más complejos, conectando aplicaciones internas y externas y aplicando reglas automatizadas. Pero estas primeras soluciones de BPM eran costosas y requerían equipos de ingenieros y consultores para su implementación. Estaban reservadas para grandes corporaciones que buscaban modelar y automatizar procesos empresariales a gran escala, como la gestión de la cadena de suministro (como el Just in Time de Toyota) o las operaciones bancarias.
La verdadera revolución llegó con la era cloud y el Software as a Service (SaaS) (desde 2010 en adelante), es decir, gracias internet las empresas no necesitaban instalar ningún software en sus dispositivos (software local), sino que se conectaban a un software en la nube o remoto . Las empresas comenzaron a usar docenas de aplicaciones en la nube —CRM, email marketing, gestores de proyectos— y el reto ya no era solo digitalizar, sino conectar aplicaciones entre sí. Para conectar estas aplicaciones aparecieron las herramientas no-code/low-code que permitieron a usuarios sin conocimientos de programación crear y conectar flujos entre diferentes aplicaciones mediante interfaces visuales.
La proliferación de aplicaciones en la nube (SaaS o Software as a Service) para cada función empresarial (ventas, marketing, finanzas, RRHH) creó una nueva necesidad: hacer que todas estas herramientas «hablaran» entre sí sin necesidad de escribir código y es cuando nacieron las herramientas que os vamos a explicar más adelante.
Zapier, por ejemplo, fue fundada en 2011 y su propuesta era radicalmente simple: permitir que cualquier persona pudiera conectar aplicaciones como Gmail, Slack y Dropbox fácilmente y sin saber programar. Rápidamente se convirtió en sinónimo de automatización simple e integración entre aplicaciones SaaS.
Make se lanzó en 2015 con un enfoque más visual y avanzado para automatizaciones complejas.
N8N surgió como proyecto de código abierto en septiembre de 2019, creado por Jan Oberhauser en Berlín. Su foco desde el inicio ha sido democratizar la automatización, permitiendo que cualquier persona cree flujos personalizados y extensibles, incluso autoalojados, ganando rápidamente popularidad entre perfiles técnicos y equipos IT.
Y finalmente, Lindy AI que nace en 2023 como un agente de IA capaz de asumir tareas de un asistente digital: leer correos, programar reuniones, responder consultas y ejecutar acciones en diferentes sistemas. A diferencia de Zapier, no solo conecta apps, sino que actúa de manera proactiva, interpretando y respondiendo con criterio humano.
Esta evolución ha democratizado la automatización. Lo que antes requería meses de desarrollo y presupuestos millonarios, hoy puede ser construido en cuestión de minutos por un profesional sin conocimientos de programación. Y la Inteligencia Artificial es el último y más potente capítulo de esta historia. El lanzamiento de ChatGPT en noviembre de 2022 marcó el inicio de una nueva era. La IA generativa no solo automatiza tareas rutinarias, sino que puede entender contexto, tomar decisiones complejas y generar contenido original.
El poder de la automatización con agentes de IA
Un flujo de trabajo (workflow) es la secuencia estructurada y lógica de tareas que componen un proceso de negocio, donde cada tarea sigue reglas y condiciones específicas, a menudo en dependencia de la anterior. La automatización de flujos de trabajo consiste en utilizar la tecnología para ejecutar estas secuencias de tareas de forma automática, sin necesidad de intervención humana.
La Inteligencia Artificial lleva esta automatización a un nivel superior. Ya no se trata solo de mover datos de un punto A a un punto B. Con la IA, los flujos de trabajo pueden tomar decisiones, comprender el lenguaje natural, analizar datos para encontrar patrones, generar contenido y adaptarse a situaciones cambiantes. Un agente de IA es un sistema autónomo que no solo sigue reglas, sino que puede interpretar una solicitud compleja, descomponerla en pasos lógicos, interactuar con múltiples herramientas y ejecutar un plan para lograr un objetivo, aprendiendo y mejorando en el proceso.
En resumen, la automatización con IA permite a los profesionales diseñar sistemas inteligentes que se encargan del trabajo operativo, liberándolos para que puedan centrarse en tareas de mayor valor añadido que requieren su experiencia y juicio humano.
Para comprender verdaderamente el potencial transformador de las herramientas de IA en automatización, es fundamental explorar casos de uso reales:
Marketing: El objetivo es detectar y cualificar leads automáticamente, generando un primer contacto personalizado sin intervención manual. Un agente de IA puede recopilar automáticamente leads desde un formulario web, validarlos (ver si el correo es corporativo o personal), segmentarlos según la información extraída de LinkedIn, redactar un correo de bienvenida personalizado y registrar todo en el CRM. Todo sin intervención manual.
Recursos Humanos: el objetivo es automatizar la preselección de candidatos: el sistema recibe CVs, extrae la información clave, clasifica a los aspirantes según criterios definidos, y envía entrevistas automatizadas por correo o incluso con un chatbot.
Finanzas: Procesar facturas entrantes de proveedores, reconocer los importes y conceptos mediante IA de OCR, validar que los números coinciden con las órdenes de compra y registrar los asientos automáticamente en el software contable.
Principales herramientas de automatización con IA
ZAPIER:es probablemente la plataforma más conocida. Zapier conecta miles de aplicaciones (Gmail, Slack, Salesforce, HubSpot, etc.) y permite crear flujos de trabajo (“Zaps”) sin escribir código. Su fortaleza está en la facilidad de uso y la enorme biblioteca de integraciones. Con la llegada de la IA, Zapier ha integrado pasos que permiten enriquecer procesos con análisis de texto, generación de contenido o clasificación inteligente. Es ideal para profesionales de marketing, ventas y operaciones que necesitan conectar rápidamente una amplia variedad de aplicaciones en la nube para automatizar tareas lineales y bien definidas.
Zapier ha integrado capacidades de IA nativas que amplían significativamente su funcionalidad:
–Formatter by Zapier con IA: Permite extraer información específica de texto no estructurado, reformatear datos, y realizar transformaciones inteligentes. Por ejemplo, puede extraer nombres, fechas, y números de teléfono de emails desestructurados.
–ChatGPT Integration: Conexión nativa con OpenAI que permite generar contenido, resumir textos, traducir idiomas, y analizar sentimientos directamente dentro de los flujos de trabajo.
–AI-Powered Scheduling: Utiliza IA para optimizar horarios de reuniones considerando zonas horarias, disponibilidad, y preferencias de los participantes.
Con planes desde 18 euros/mes hasta 60 euros/mes para equipos enterprise, Zapier ofrece un ROI claro para la mayoría de organizaciones. Un estudio interno muestra que usuarios promedio ahorran 15 horas por semana mediante automatización con Zapier.
MAKE revoluciona la creación de automatizaciones mediante una interfaz visual intuitiva que permite diseñar flujos complejos usando diagramas de flujo. Esta aproximación visual facilita la comprensión y maintenance de automatizaciones complejas, especialmente para equipos que necesitan colaborar en el diseño de procesos. En lugar de una lista lineal de acciones como en Zapier, Make ofrece un lienzo donde se arrastran y sueltan «módulos» (aplicaciones) y se conectan para crear escenarios.
Es ideal para ingenieros, analistas de datos y usuarios con una mentalidad más técnica que necesitan construir automatizaciones robustas y complejas con un control granular sobre el flujo de datos.
Make integra múltiples servicios de IA que amplían dramáticamente sus capacidades:
–Computer Vision: Integración con servicios como Google Vision API y AWS Rekognition para análisis automatizado de imágenes – detección de objetos, reconocimiento facial, extracción de texto de imágenes.
–Natural Language Processing: Conectores nativos con servicios de Azure Cognitive Services, Google NLP, y IBM Watson para análisis de sentimiento, extracción de entidades, y clasificación automática de texto.
–Custom AI Models: Capacidad de integrar modelos de machine learning personalizados mediante APIs, permitiendo implementar IA específica del dominio empresarial.
Con planes desde 9 dólares/mes hasta 26 dólares/mes para soluciones enterprise personalizadas, Make ofrece escalabilidad superior para organizaciones grandes
N8N (pronunciado «nodemation») es una alternativa open-source y auto-alojable a Zapier y Make, para los que prefieren un control total de la infraestructura. Esto le confiere una flexibilidad y un control sin igual, aunque requiere un perfil más técnico. Similar a Make, utiliza una interfaz visual basada en nodos para construir los flujos de trabajo. Su principal ventaja es que puede ser alojado en tus propios servidores, lo que ofrece un control total sobre la seguridad de los datos y elimina los límites de ejecución de los planes en la nube.
Es ideal para ingenieros, startups y empresas con estrictas políticas de privacidad de datos que desean una herramienta de automatización potente, personalizable y económica, y no les importa gestionar el alojamiento.
N8N brilla en la integración de IA personalizada:
–Custom AI Integrations: Facilita la integración con cualquier servicio de IA mediante APIs personalizadas, incluyendo modelos propietarios y de código abierto como Hugging Face, OpenAI, Anthropic, y modelos self-hosted.
–Machine Learning Pipelines: Permite crear pipelines completos de ML que incluyen data preprocessing, model training, prediction, y post-processing automático.
–Vector Database Integration: Conectores para bases de datos vectoriales como Pinecone, Weaviate, y Qdrant para implementar RAG (Retrieval Augmented Generation) y semantic search.
Con planes desde 22 euros/mes a 50 euros/mes para el plan pro.
LINDY: Fundada por Flo Crivello (ex-Uber), Lindy representa la primera generación de herramientas diseñadas desde cero para la era de IA generativa. No es una plataforma tradicional con IA añadida, como las que hemos visto, sino IA como paradigma central. Lindy representa una nueva generación de herramientas de automatización que utiliza inteligencia artificial conversacional para crear y gestionar workflows. En lugar de interfaces visuales tradicionales, Lindy permite describir automatizaciones en lenguaje natural, democratizando aún más el acceso a la automatización avanzada.
Es ideal para: profesionales de RRHH, ejecutivos y cualquier persona que busque delegar tareas cognitivas complejas, como la gestión de comunicaciones o la coordinación de proyectos, a un asistente de IA verdaderamente autónomo.
Sus capacidades de automatización inteligente son:
–Workflow Creation by Description: Los usuarios pueden describir procesos complejos en lenguaje natural y Lindy automáticamente crea los workflows correspondientes, identifica las integraciones necesarias, y sugiere optimizaciones.
–Intelligent Task Routing: Utiliza IA para determinar automáticamente la mejor secuencia de tareas, identificar dependencias, y optimizar performance sin configuración manual.
–Dynamic Adaptation: Los workflows pueden adaptarse automáticamente a cambios en data schemas, APIs, y business requirements sin intervención manual.
Sus planes empiezan con 50 dólares/mes hasta 299 dólares/mes para el plan Business.
Desde Gana Inteligencia os ayudamos y aconsejamos para que conozcáis las mejores herramientas de IA para vuestra profesión o negocio, y en especial, para la automatización. No dudéis en consultarnos, somos asesores expertos en IA.
